Behandling af personoplysninger
hos PS Grafisk Produktionsbureau

1.1 Formål med behandlingen

Ved fremstilling af tryksager via PS Grafisk modtager PS Grafisk informationer, som kan indeholde personlige oplysninger om kunder eller kunders kunder. Kunden anses i denne sammenhæng for at være dataansvarlig for enhver behandling af sådanne personoplysninger, og PS Grafisk anses for at være databehandler. Kunden forbliver således fuldt ud ansvarlig for lovligheden af al behandling af personoplysninger.

Der kan være tale om behandlingen af følgende typer af personoplysninger: navn, adresse, telefonnummer og mailadresser m.m. på ansatte hos kunden og hos kundens kunde, samt andre modtagere af de færdige tryksager.

1.2 Den dataansvarliges forpligtelser

Den dataansvarlige skal efterleve de til enhver tid gældende persondataretlige forpligtelser.

1.3 PS Grafisk’s forpligtelser

PS Grafisk skal behandle personoplysninger som fortrolige oplysninger og skal sikre, at adgangen til personoplysningerne er begrænset til de medarbejdere, der som led i deres arbejde har behov for adgang til personoplysningerne.

PS Grafisk er berettiget til at behandle personoplysningerne i det omfang, det er nødvendigt for at kunne fremstille og levere tryksagen. Dog sikres det, at personer hos PS Grafisk med autorisation til at behandle personoplysninger er underlagt en fortrolighedsforpligtelse.

PS Grafisk forpligter sig til at implementere hensigtsmæssige tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre, at personlige oplysninger beskyttes mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse eller ændring, hændeligt eller ulovligt tab og enhver tredjeparts uautoriserede adgang.

Oplysninger opbevares hos PS Grafisk både fysisk i form af print af mails, som opbevares sammen med afgivne tilbud og i ordreposer, og elektronisk i mails og ordrebehandler- og faktureringssystem. De fysiske oplysninger slettes efter 1 år, når det er vedhæftet et tilbud og efter 3 år når det opbevares i en ordrepose. De elektroniske efter 1 år, når der er tale om mails. Oplysninger i ordrebehandlersystem og faktureringssystem slettes ikke, men tilgås kun fra computere med adgangskode. Oplysninger slettes ikke, hvor lovgivning forpligter til, at PS Grafisk fortsat opbevarer dem for at kunne opfylde lovpligtige forpligtelser, såsom til enhver tid gældende skatte- eller bogføringsregler.

I det usandsynlige tilfælde, at nogle oplysninger kan være blevet kompromitteret, forpligter PS Grafisk sig til at underrette kunden uden ugrundet ophold, efter at være blevet opmærksom på bruddet på persondatasikkerheden. Kunden er ansvarlig for at underrette den kompetente tilsynsmyndighed og de registrerede om bruddet på persondatasikkerheden i henhold til gældende lovs krævede omfang. PS Grafisk forpligter sig til, så vidt muligt, at hjælpe kunden med hensigtsmæssige tekniske og organisatoriske foranstaltninger, for at opfylde kundens forpligtelse til at svare på forespørgsler fra kundens kunder. PS Grafisk vil stille alle de oplysninger, der er nødvendige, for at påvise overensstemmelse med de i dette afsnit fastsatte forpligtelser, til rådighed for kunden og tage højde for og bidrage til gennemgange, herunder inspektioner, udført af kunden eller en anden revisor, som er bemyndiget af kunden.

1.4 Brug af tredjeparter

PS Grafisk forpligter sig til at holde alle personlige oplysninger fortrolige i forhold til tredjeparter med undtagelse af tredjeparter, der bidrager til fremstillingen og leveringen af tryksagen. Tredjeparter benyttes i de tilfælde, hvor det er nødvendigt for at kunne fremstille og levere det bestilte, det kan være eksterne trykkerier, bogbindere, forædlere, distributører og fragtmænd. Der indgås fortrolighedsaftaler eller databehandleraftaler med underleverandører, for at sikre at de opstillede procedurer i dette afsnit overholdes.

Hvis tredjepart ikke opfylder sine forpligtelser, forbliver PS Grafisk fuldt ansvarlig overfor den dataansvarlige for opfyldelsen af tredjeparts forpligtelser.

1.5 Misligholdelse

PS Grafisk skal holde den dataansvarlige skadesløs for enhver form for sagsanlæg, krav, omkostninger ( herunder rimelige udgifter til advokatbistand ), tab, ansvar, bøder, udgifter eller skader, som er en følge af misligholdelse af forpligtelserne omkring håndtering af personlige oplysninger, herunder ved manglende overholdelse af gældende persondatalovgivning.